الدفاتر المحاسبية هي مجموعة من المستندات الهامة التي يجب الالتزام بها في اي شركة. فهي الوسيلة لتسجيل المعاملات المالية وحفظ البيانات المالية لحصرها والرجوع إليها عند الحاجة.
لذا نجد أنها تعزز عملية إنتاج البيانات المالية المطلوبة لمتابعة سير العمل في أي نشاط تجاري. سنتحدث في مقالنا اليوم من مكتب ضبط الاستشارات الاقتصادية عن أنواع الدفاتر المحاسبية وأبرز المعلومات المتعلقة بها فتابع القراءة..
أنواع دفاتر المحاسبة
الاحتفاظ بالدفاتر المحاسبية لحين الحاجة أمر حتمي لأنه يوفر للمحاسبين أو الجهات الخارجية المرجع المناسب للتأكد من دقة المعلومات الناتجة عنها.
ويجب اختيار نوع الدفتر المحاسبي المناسب وفقًا لحجم العمل والإمكانيات المالية، إليك أشهر أنواع الدفاتر المحاسبية التي تحتاج الشركة إلى الاحتفاظ بها واستخدام كل نوع منها:
1. الدفاتر اليومية
يستخدم دفتر اليومية في تسجيل العمليات التشغيلية بشكل دوري يوميًا. ويتضمن الدفتر على عمودين الأول خاص بالحسابات الدائنة والثاني خاص بالحسابات المدينة.
ويجب تحديد المعاملات اليومية وتسجيلها في الدفتر من خلال تحديد أسماء الحسابات المتأثرة بتلك المعاملات مع ضرورة توضيح قيمة التعديلات ومن أهم الحسابات حقوق الملكية، والأصول، والمستحقات. وتوجد دفاتر فرعية لهذا الدفتر هي:
· دفتر المبيعات اليومية حيث تسجل فيه كافة معاملات البيع بالائتمان وليست المبيعات النقدية. وتتم عملية التسجيل من واقع الفواتير المستلمة.
· دفتر المشتريات اليومية الذي يتضمن كافة المعاملات المتعلقة بالمشتريات الائتمان وليس المشتريات النقدية، على أن يتم التسجيل يوميًا من واقع الفواتير.
· دفتر المرتجعات اليومية من الشركة يختص هذا الدفتر بتسجيل المعاملات الخاصة بإرجاع المنتجات من الشركة إلى الموردين، وتتضمن المنتجات الخاطئة والتالفة وغيرها من المنتجات التي يتم إرجاعها لأسباب معينة، على أن يتم إرسال إشعار خصم للموردين عند إرجاع المنتجات.
· دفتر المرتجعات اليومية للشركة حيث تسجل المعاملات الخاصة بإرجاع البضائع من العملاء للشركة. وتتمثل المرتجعات في المنتجات التالفة والخاطئة. وفي هذه الحالة يتم إرسال إشعار دائن للعملاء عند الإرجاع.
2. دفتر الأستاذ العام
الفكرة الأساسية لدفتر الاستاذ العام هي ترحيل العمليات التي تحدث في دفاتر اليومية وفقًا للحسابات المتأثرة بتلك العمليات. ويتكون هذا الدفتر من مجموعة من الحسابات التي تعتمد عليها أي شركة في حفظ البيانات المالية الخاصة بها وبنشاطها. وهناك عدد من الدفاتر الفرعية المتعلقة بهذا الدفتر هي:
· دفتر الاستاذ الفرعي الذي يضم البيانات الخاصة بالأصول والالتزامات قصيرة الأجل، والأصول والالتزامات طويلة الأجل.
· دفتر المصروفات النقدية اليومية الذي يستخدم لتسجيل المدفوعات النقدية المتعلقة بعمليات الشراء أو سداد الديون.
· دفتر الايصالات النقدية اليومية حيث تُسجل المبيعات النقدية وعمليات تحصيل المستحقات والديون.
· دفتر الأستاذ المدين يتضمن معلومات عن مبيعات الائتمان.
· دفتر الأستاذ الدائن يحتوي على المعلومات الخاصة بمشتريات الائتمان.
اهمية الدفاتر المحاسبية
تكثر التساؤلات حول أهمية الدفاتر المحاسبية ومدى فعاليتها في تحقيق أهداف الشركة بالحصول على الربح المتوقع. سنوضح من خلال النقاط الآتية أهمية الدفاتر المحاسبية لأي شركة أو نشاط تجاري:
· التعرف على مستوى الرصيد الخاص بالشركة مما يساعد على سداد الفواتير في وقتها ومتابعة ديون الشركة.
· الوقوف على الوضع المالي للشركة من خلال فهم صافي أموال الشركة مما يتيح إيجاد طريقة فعالة للتحكم في الوضع المالي والشؤون المالية.
· تقليص الوقت المستنفذ في عملية اتخاذ القرارات والتخبط بين الخيارات المتاحة، حيث تتيح الدفاتر المحاسبية المعلومات الكافية التي يعتمد عليها أصحاب السلطة في اتخاذ القرار المناسب.
· تحقيق أكبر قدر من الدقة والكفاءة من خلال المقارنة بين المعاملات المالية الخاصة والمعاملات المسجلة لدى المؤسسة المالية للوقوف على الأخطاء ومن ثم تصحيحها.
· الكشف عن الاحتيالات التي تتعرض لها الشركة أشهرها سرقة هوية الشركة، تزوير الشيكات، فالدفاتر المحاسبية وسيلة فعالة للقبض على المحتالين.
ما هو الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الاستاذ؟
في دفتر اليومية يتم تسجيل القيود وفقًا للترتيب الزمني دون النظر إلى الحسابات، أما في دفتر الأستاذ فيتم ترحيل القيود من دفتر اليومية على حسب الحساب الذي يرتبط به القيد.
يعتمد التسجيل في دفتر اليومية على التسلسل الزمني على العكس من دفتر الأستاذ فيتم ترحيل القيود إليه من دفتر اليومية عند وجود ارتباط بين القيد والحساب.
وأخيرًا لابد أن يكون مجموعة أعمدة دفتر اليومية متساوي كدليل على صحة التسجيل، أما دفتر الاستاذ فالفرق بين الجانب الدائن والمدين هو رصيد الحساب.
الآن وصلنا إلى نهاية مقالنا الذي أوضحنا من خلاله أنواع الدفاتر المحاسبية، فإذا كنت ترغب في مسك دفاتر محاسبية للشركة ننصحك بالتواصل معنا في مكتب ضبط الاستشارات الاقتصادية . لأننا نوفر لك حزمة واسعة من الخدمات المحاسبية التي تساعدك في تحقيق اهدافك.