نموذج التقرير الأسبوعي لإدارة علاقات الموردين (إكسل)
(VRM)
- نظرة عامة
تقرير إدارة علاقات الموردين (VRM) هو لوحة تحكم شاملة مبنية على برنامج إكسل (Excel)، صُممت لمركزة ومراقبة وتقييم التفاعلات مع الموردين. تعمل هذه الأداة كمستودع رئيسي لبيانات الموردين الأساسية وتعمل كمحرك تحليلي ديناميكي لتقييم كفاءة سلسلة التوريد. من خلال تجميع نقاط البيانات المتفرقة في تنسيق موحد، يمكّن التقرير فرق المشتريات والإدارة من اتخاذ قرارات مبنية على البيانات فيما يتعلق باختيار الموردين، والاحتفاظ بهم، والتطوير الاستراتيجي.
- الغرض
الهدف الأساسي من هذا التقرير هو توفير رؤية واضحة لمشهد الموردين، مما يضمن الامتثال لسياسات المشتريات الداخلية وتحسين قيمة المورد.
تم تصميمه خصيصاً لـ:
- مَركزة جميع معلومات الموردين الحيوية في قاعدة بيانات واحدة يسهل الوصول إليها.
- مراقبة تنوّع الموردين من ناحية التحمّل للثقل المالي من خلال تحليل سوابق أعمال الموردين وتتبع الحدود المالية.
- مراقبة تنوّع الموردين من ناحية مجالات أعمالهم ( النشاط التجاري).
- مراقبة الأداءات النوعية والكمية للموردين.
- ضمان الالتزام بمتطلبات المحتوى المحلي وأهداف التنوع.
- البيانات المخزنة
يلتقط نموذج البيانات الأساسي لهذا التقرير تفاصيل واسعة عبر دورة حياة المورد. تشمل حقول البيانات الرئيسية التي يتم الاحتفاظ بها في سجل إكسل ما يلي:
- هوية المورد: اسم المورد، رقم المورد على النظام، معلومات الاتصال، مجالات الأعمال (النشاط التجاري).
- البيانات المالية: حدود الإنفاق للمشاريع. ( سيتم تزويدكم بـ "نموذج تأهيل الموردين للمشاريع الكبيرة" عند إتمام الطلب )
- تقييم الأداء التشغيلي: درجات الموردين تبدأ من سيء ( يحتاج للنظر في المورد ) ، جيد ، جيد جدا ، ممتاز. ( سيتم تزويدكم بـ " نموذج قياس أداء المورد" عند إتمام الطلب) .
- الامتثال والموقع: المنشأ الجغرافي، حالة شهادة المحتوى المحلي، والتصاريح التنظيمية.
- مجالات التحليل الرئيسية
يقوم التقرير بمعالجة البيانات الخام لتوليد رؤى عبر أربعة الأبعاد المهمة لإدارة الموردين.
- تقييم واعتماد الموردين الجدد:
يسلط هذا القسم الضوء على الإضافات الحديثة لسلسلة التوريد. يتتبع حجم الموردين الجدد الذين تم تأهيلهم خلال فترة محددة (مثل الشهر الحالي، السنة الحالية) ويصنفهم حسب الفئة والمنطقة. يساعد هذا التحليل في فهم معدل توسع قاعدة التوريد وتخصيص الموارد لعمليات التأهيل.
- أداء الموردين:
تقييم كمي لمدى وفاء الموردين بالتزاماتهم. يحسب التقرير درجات الأداء بناءً على معايير مرجحة مثل معدلات التسليم في الوقت المحدد، ومعدلات قبول جودة المنتج، والاستجابة للاستفسارات. يتم وضع علامة على الموردين ذوي الأداء المنخفض للمراجعة أو التصحيح.
- النشاطات التجارية للموردين
للتخفيف من المخاطر المالية، تقارن هذه الوحدة عدد الموردين في كل مجال شرائي ( نشاط تجاري ) لتحقيق تنوع الموردين في كل نشاط تجاري وبحدود إنفاق متنوعة. تستخدم التنسيق الشرطي لتنبيه الإدارة عندما يكون عدد الموردين في كل مجال شرائي أقل من نصف المستهدف (على سبيل المثال: >50%أو يقل عن الحد الأدنى لعدد الموردين في الفئة الشرائية، مما يستدعي إما طلب زيادة الحد أو الدعم بتسجيل موردين جدد في المجال الشرائي).
- المحتوى المحلي حسب المورد
يركز هذا التحليل على المساهمة الجغرافية والاقتصادية لقاعدة التوريد. يقوم بتقسيم الموردين حسب الحالة "شريك في برنامج صنع في السعودية" مقابل "موزع" ويحسب النسبة المئوية لإجمالي عدد الموردين المخصص للمؤسسات المحلية. هذا ضروري لتلبية المتطلبات التنظيمية وأهداف المسؤولية الاجتماعية للشركات (CSR).
- مكونات التقرير
تم هيكلة تقرير إكسل في أوراق العمل الوظيفية التالية:
- التقرير (ملخص لوحة المعلومات): واجهة مرئية عالية المستوى تتميز بمخططات محورية (Pivot Charts) وفلاتر للتصفية السريعة حسب المجالات الشرائية ، وحدود إنفاق الموردين ، وعدد الموردين في كل فئة ، ومعدل نمو الموردين ، وشركات المحتوى المحلي "شركات صنع في السعودية" ، ونظرة عامة على أداءات الموردين مع توضيح المورد الذي تم تقييم أداؤه خلال الأسبوع.
- بيانات الموردين (سجل البيانات الرئيسية): جدول البيانات الخام حيث يتم إدخال جميع سجلات الموردين وصيانتها.
- بطاقة متابعة تسجيل الموردين الجدد: ورقة مخطط زمني لتتبع تسجيل الموردين الجدد.
- ورقة تحليل البيانات: نقدم خدمات صيانة وتحديث وتعديل الملف حسب رغبتكم ولمدة سنة من شراء المنتج.
- الفوائد
يوفر تقرير إدارة علاقات الموردين (VRM) هذا مزايا تكتيكية واستراتيجية فورية:
- تخفيف المخاطر: التعرف المبكر على مدى فقر المجالات الشرائية بالموردين وضعف حدود الإنفاق للموردين وضعف الأداءات للموردين فَ يقلل من المخاطر التشغيلية.
- التحكم في التكاليف: الرؤية الواضحة لحدود الإنفاق تمنع المصروفات غير المصرح بها.
- التوريد الاستراتيجي: تمكّن بيانات الأداء من توحيد الإنفاق مع الموردين الأفضل أداءً.
- الامتثال التنظيمي: يضمن التتبع الآلي للمحتوى المحلي الالتزام بقوانين واشتراطات هيئة المحتوى المحلي والمشتريات الحكومية.
- أمثلة لمؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والمقاييس
- تعتبر مؤشرات الأداء الرئيسية التالية (KPIs) مخرجات قياسية للتقرير:
- النمو : % نمو الموردين.
- التنوع في تحمل الثقل المالي : استيفاء الحد الأدنى من مستهدف عدد الموردين المؤهلين على كل حد إنفاق.
- التنوع الشرائي : ( عدد الموردين في المجال الشرائي العام / عدد المجالات الشرائية الخاصة ).
- الأداء : تقييم أداء الموردين حسب المعايير التشغيلية.
- الامتثال : عدد الموردين الممتثلين لاشتراطات هيئة المحتوى المحلي والمشتريات الحكومية.